13.5 Keigo in Context

Business emails

Japanese business emails follow a fixed structure. Keigo is used throughout.

Opening lines:

• お世話になっております。 — standard opening (always)
• ～の件でご連絡いたしました。 — I am contacting you regarding ~
• 先日はありがとうございました。 — Thank you for the other day.

Body expressions:

• ご確認いただけますでしょうか。 — Could you please confirm?
• ご検討いただければ幸いです。 — I would be grateful if you could consider it.
• ～していただきたくご連絡いたしました。 — I am writing to ask you to ~

Closing lines:

• どうぞよろしくお願いいたします。 — I look forward to your kind response.
• 以上、よろしくお願い申し上げます。 — That is all; thank you for your attention.

Telephone calls

Telephone etiquette in Japanese business follows strict patterns.

Answering the phone:

• はい、〇〇会社でございます。 — Yes, this is ~ Company.
• 少々お待ちくださいませ。 — Please wait just a moment.
• ただいまお繋ぎいたします。 — I will transfer you now.

When the person is unavailable:

• あいにく、ただいま席を外しております。 — Unfortunately, they are away from their desk right now.
• よろしければ、伝言をお預かりいたしましょうか。 — If you like, may I take a message?
• 折り返しご連絡させていただきます。 — We will return your call.

Calling someone:

• ～会社の〇〇と申しますが。 — This is ~ from ~ Company.
• 〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。 — Is ~ available?

Customer service

In shops, restaurants, and hotels, staff use a distinct service register:

Mixing respectful and humble correctly

A common mistake is using humble forms for others and respectful forms for yourself.

Always ask: whose action is it?

• Your action / your in-group → humble form
• Their action / the listener → respectful form